Как оформить табель учета рабочего времени

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Для учета рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду по труду организации должны вести табель учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13. Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.д.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Оформление табеля учета рабочего времени в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Для формирования табеля по унифицированной форме №Т-13 в программе применяется отчет Унифицированная фома Т-13 (меню Расчет зарплаты по организациям - Отчеты - Табель учета рабочего времени Т-13), но также для работников использование рабочего времени может быть зарегистрировано документом Табель учета рабочего врмени организации.
Из отчета Унифицированная форма Т-13 можно получить бланк табеля для заполнения вручную или заполненный, по данным информационной базы.
При формировании табеля за текущий месяц, данные об использовании рабочего времени выводятся в отчет по текущее число месяца включительно.
Алгоритм формирования табеля зависит от того, произведено ли начисление зарплаты работнику за месяц формирования отчета или нет.
Начисление зарплаты по работнику еще не произведено - в этом случае табель строится по данным графика работника с учетом зарегистрированных отклонений от графика в кадровом учете и в подсистеме расчета заработной платы.
Начисление зарплаты по работнику уже произведено - табель строится только по данным подсистемы расчета зарплаты без учета кадровых данных.

Пример 1:

Правилами внутреннего трудового распорядка в организации установлена 5-тидневная часовая рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов. с 5 по 17 апреля 2011 года Комарова Наталья Степановна находилась в отпуске без сохранения заработной платы.

Учет рабочего времени работников в данной организации ведется в программе методом отклонений. Для начисления зарплаты сотрудникам нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Табель в организации принято формировать после начисления заработной платы за месяц.



Пример 2:

В случае, когда на предприятии графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине взаимной подмены работников, учет рабочего времени работников ведется методом "сплошной регистрации". В этом случае в начале месяца печатается бланк табеля учета рабочего времени, заполняется вручную в течение месяца ответственным лицом.В начале следующего месяца передается в администрацию для начисления заработной платы.

Для решения задачи из примера 2 в прогамме выполняются следующие действия:
1. В начале месяца формируется бланк табеля. Бланк формируется с помощью отчета Унифицированная форма Т-13.

2. табель заполняется и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
3. В программу вводятся данные табеля с помощью документа Табель учета рабочего времени организаций (меню Расчет зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени).

При подборе работника данные об отработанном врменени в табличную часть заполняются по графику работника с учетом зарегистрированных отклонений от графика, например, Бобров Николай Иванович отсутствовал по невыясненной причине с 11 по 15 апреля.
При заполнении табеля по умолчанию будет проставлено, что он работал, так как не было предварительно зарегистрировано, с помощью кадрового документа Неявки и болезни или с помощью расчетного документа Невыходы в организациях, отсутствие работника.



В этом случае можно непосредственно в табеле проставить отметки НН в соответствующих колонках документа. Документ Невыходы в организациях в этом случае можно не вводить.



После ввода данных табеля его можно дополнительно распечатать из программы - сформировать печатную форму документа Табель учета рабочего времени организаций, либо отчет Унифицированная форма №Т-13.