На период отпуска по БИР ставка законодательно не освобождается.
Поэтому либо образуете ставку из имеющихся вакансий ("собираете" по долям, перемещаете из подразделения в подразделение), либо создаете новую.
Принять человека можно временно отключив в Параметрах учета контроль по штатному расписанию.
После оформления восстанавливаете контроль и бумаете, что с этим дальше делать.
При оформление отпуска по уходу за ребенком есть программная возможность освобождения ставки и на нее принять (или "перепринять", переместить) подмену.